صاحب کالا از طریق سندی که اظهارنامه گمرکی نامیده می‌شود و تمام اطلاعات کالا در آن درج شده، کالای خود را به گمرک معرفی یا اظهار می‌کند.
اظهارنامه گمرکی فرم چاپی است که در آن اظهارکننده در ارتباط با هر یک از رویه های گمرکی، اطلاعاتی که گمرک نیاز دارد را در آن درج می کند.
اظهار کالا به گمرک عبارت است از “ذکر اوصاف و مشخصات کالا در اظهارنامه به طوری که به راحتی از غیر خودش تمیز داده شود”.
اظهار اگر بر خلاف این تعریف باشد، ممکن است قاچاق محسوب شود.
• اظهار صحیح در گمرک به معنای تعیین اظهارنامه طبق اسناد و نهایتا منطبق با کالای موجود در گمرک از هر لحاظ است.
• اظهار خلاف در گمرک یعنی کالا از هر لحاظ با اسناد و اظهارنامه یا نهایتا با اظهار مطاقبت ندارد
و این عدم انطباق موجب جریمه و زیان مالی ناشی از نادیده گرفتن مقررات می شود.
در کل اظهارنامه واردات یا صادرات کالا، اوراق چاپی است که توسط گمرک تهیه و برای تنظیم
و تکمیل به صاحب کالا یا نماینده قانونی وی، حامل یا موسسه حمل داده می شود تا اطلاعات مربوط به:
1. وسیله حمل
2. مبدا بارگیری
3. تعداد محموله
4. مشخصات حامل
5. تعداد بارنامه
6. شماره مانیفست
7. نام کشور مبدا و مقصد کالا
8. تعداد و نوع بسته¬ها
9. علامت و وزن کالا
10. نوع کالای محتوی بسته¬ها
11. وزرن خالص و ارزش کالا
12. نام گیرنده کالا
13. نام و نام خانوادگی
14. محل اقامت تنظیم کننده اظهارنامه و امضای او
15. نام و مبدا حرکت و پرچم کشتی
16. نام صاحب یا فرمانده کشتی
در آن درج و به گمرک اظهار نماید.
اظهارنامه هایی که در حال حاضر در گمرکات مورد استفاده قرار می گیرند، اظهارنامه SAD (سند واحد اداری) نام دارد
که در سیستم خودپرداز اطلاعات گمرکی یا آسیکودا به کار گرفته می شود.
سیستم آسیکودا در واقع یک نوع استاندارد اظهارنامه های گمرکی است و ساز و کار آن سرعت بخشیدن به امور گمرکی مربوط به ترخیص کالا از گمرک است.
تنظیم اظهارنامه گمرکی
اظهارنامه گمرکی از لحاظ اطلاعات مورد نیاز گمرک باید تنظیم شود.
این اطلاعات باید راجع به کالا و صاحب کالا و سایر نکات باشد.
صاحب کالا یا نماینده قانونی او باید اظهارنامه مخصوص عنوان کالایی که قصد وارد کردن آن دارد را در دو نسخه تنظیم کند
و با درج تاریخ و امضا به ضمیمه اسناد خرید و صورت عدل بندی (صورت تنوع کالا) و گواهی مبدا و بارنامه به گمرک تحویل دهد.
در مجموع فرم اظهارنامه دارای 54 خانه است.
فرم اظهارنامه SAD از نظر گمرکی به چهار ناحیه الف.ب.ج.د تقسیم شده و هر ناحیه از تعدادی خانه تشکیل شده است.
• ناحیه (الف) در برگیرنده اطلاعات گمرکی
• ناحیه (ب) شامل حسابداری
• ناحیه (ج) شامل ترانزیت
• ناحیه (د) برای رسیدگی گمرک
اسناد لازم جهت ضمیمه قرار دادن به اظهارنامه کالای وارداتی:
1. قبض انبار
2. فاکتور
3. پیش فاکتور
4. فهرست بسته بندی (عدل بندی)
5. سند ترخیصیه
6. بارنامه
7. مانیفست
8. گواهی مبدا
9. مجوز ثبت سفارش
10. کارت ترخیص کاری
11. کارت بازرگانی
12. وکالتنامه
13. گواهی بازرسی
14. بیمه نامه
15. مجوزها و گواهی مورد نیاز
لازم به ذکر است در صورتی که واردات کالا از طریق سیستم بانکی انجام شود، اسنادی مثل اعلامیه فروش یا تامین ارز،
مجوز تقاضای گشایش اعتبار برای کالاهای وارداتی نیز باید در برگه ضمیمه اظهارنامه به گمرک ارائه شود.
پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
پیش فاکتور یا پروفرما سندی است که شما بعنوان صادرکننده، مجموعه شرایط پیشنهادی خود را جهت صدور کالا یا کالاهایی معین به واردکننده اعلام می دارید.
شما بعنوان فروشنده (صادرکننده) معمولا پیش فاکتور را به نام سفارش دهنده خارجی یا نمایندگی های فروش خود در خارج صادر می کنید.
غالبا خریدار (واردکننده) به چنین سندی نیاز دارد تا علاوه بر ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده،
بتواند برای اخذ مجوزهای لازم جهت وارد کردن کالای شما اقدام کند.
گاها سند پروفرما می تواند به صورت دعوت نامه ای از خریدار برای سفارش کالا باشد.
اطلاعات مندرج در پروفرما شامل چه مواردی است؟
پروفرماها فرم واحدی ندارند اما معمولا حاوی اطلاعاتی در خصوص:
• مشخصات کمی و کیفی کالا
• بسته بندی کالا
• قیمت واحد و کل کالا با قید مدت اعتبار
• هزینه های مربوط به کرایه و بیمه
• شرایط پرداخت قیمت کالا
به محض قبول پیش فاکتور از جانب سفارش دهنده، قرارداد فروش براساس شرایط مقرر در این سند شکل می گیرد.
شما جهت فروش کالای خود به هنگام ارسال کالا باید جزئیات پروفرما پذیرفته شده را عینا به سیاهه تجاری (فاکتور) منتقل کنید.
موارد استفاده از پروفرما یا پیش فاکتور
علاوه بر کاربرد پروفرما در سفارشات خارجی، از این سند در مناقصه های بین المللی نیز استفاده می شود.
فروشنده ممکن است پروفرما را به عنوان پشتوانه پیشنهادش برای شرکت در مناقصه به کار برد تا در صورت پذیرش آن از جانب خریدار، مناقصه را ببرد.
در حالت دیگر فروشنده می تواند پس از قبول دعوت برای شرکت در مناقصه، ضمن ارسال پروفرما (بدون ذکر قیمت) برای خریدار،
از وی بخواهد قیمت پیشنهادی را اعلام کند، در صورت قبول فروشنده، این پیشنهاد به شکل یک قرارداد فروش در خواهد آمد.
ترخیصیه (Delivery Order) چیست؟
ترخیصیه (دستور تحویل یا اجازه تحویل) سند یا حواله تحویل کالا به صاحب آن یا عبوردهنده است
که توسط مسئول حمل و یا نماینده وی به عنوان گمرک با رعایت ضوابط و مقررات مربوطه صادر می شود.
ترخیصیه در واقع یک نوع تسویه حساب شرکت حمل و نقل با صاحب کالا است.
صاحب کالا یا نماینده قانونی او که می خواهد کالا را از گمرک ترخیص کند،
باید از طرف امانت دهنده کالا یعنی موسسات حمل و نقل (زمینی، دریایی و هوایی) حواله نامه ای به عنوان گمرک ارائه دهد
که به موجب آن، موسسه حمل و نقل اجازه می دهد صاحب کالا یا نمانده وی، آن کالا را از گمرک تحویل بگیرد.
چه اطلاعاتی باید در فرم ترخیصیه درج شود؟
1. مشخصات گیرنده
2. عنوان گمرک تحویل ¬دهنده
3. نام کشتی
4. شماره بارنامه و تاریخ صدور
5. بندر بارگیری
6. بندر تخلیه
7. تعداد و نوع بسته¬ بندی
8. شرح کالا
9. وزن ناخالص
10. نام شرکت کشتیرانی یا موسسه حمل و نقل
11. مشخصات وسیله حمل کالا
12. شماره فهرست کل بار